Akta Kelahiran Digital Bisa untuk Daftar Sekolah? Ini Ketentuannya

Harianjogja.com, JOGJA— Akta kelahiran kini bisa diterbitkan secara digital melalui integrasi layanan administrasi kependudukan dengan sistem kesehatan. Bagi orang tua, dokumen ini dapat mempermudah penyimpanan dan pengiriman berkas ketika anak mengikuti berbagai layanan publik, termasuk penerimaan murid baru.

Lantas, apakah akta kelahiran digital bisa digunakan untuk mendaftar sekolah?

Ketentuan Sistem Penerimaan Murid Baru (SPMB) Tahun Ajaran 2026/2027 tetap mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan Dasar dan Menengah (Permendikdasmen) Nomor 3 Tahun 2025 tentang Sistem Penerimaan Murid Baru. Regulasi tersebut masih berstatus berlaku.

Akta Kelahiran Kini Bisa Diterbitkan Secara Digital

Kementerian Kesehatan (Kemenkes) bersama Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) melalui Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) meluncurkan integrasi SATUSEHAT dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) pada Agustus 2026.

Melalui integrasi tersebut, data kelahiran yang dicatat tenaga kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan dapat diteruskan melalui SATUSEHAT ke SIAK. Setelah melalui proses verifikasi, dokumen kependudukan dapat dikirimkan kepada orang tua atau wali secara digital.

Dokumen yang dapat diterbitkan melalui layanan tersebut mencakup akta kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan Kartu Identitas Anak (KIA).

Layanan ini sebelumnya telah melalui tahap uji coba di RSAB Harapan Kita pada 31 Juli 2026 dan kemudian tersedia di puskesmas. Pemerintah berencana memperluas integrasi secara bertahap ke fasilitas pelayanan kesehatan yang memiliki layanan persalinan.

Apakah Akta Kelahiran Digital Bisa untuk Daftar Sekolah?

Bisa digunakan sebagai dokumen kependudukan, sepanjang merupakan dokumen resmi yang diterbitkan melalui sistem Dukcapil dan memenuhi ketentuan verifikasi administrasi yang ditetapkan dalam proses SPMB.

Dalam Permendikdasmen Nomor 3 Tahun 2025, persyaratan usia calon murid menjadi salah satu persyaratan umum dalam SPMB. Dokumen yang digunakan untuk membuktikan usia tersebut antara lain akta kelahiran atau surat keterangan lahir yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.

Untuk SPMB Tahun Ajaran 2026/2027, Kemendikdasmen masih menggunakan Permendikdasmen Nomor 3 Tahun 2025 sebagai salah satu dasar hukumnya.

Dengan demikian, keberadaan akta kelahiran dalam format digital tidak menghilangkan fungsi dokumen tersebut sebagai dokumen kependudukan. Yang perlu diperhatikan adalah keaslian dan validitas dokumen, termasuk tanda tangan elektronik atau kode QR yang digunakan untuk verifikasi.

Akta Kelahiran Digital Tidak Perlu Dilegalisasi

Dokumen kependudukan dalam format digital yang telah ditandatangani secara elektronik dan memiliki kode QR tidak memerlukan legalisasi manual. Ketentuan tersebut mengacu pada Permendagri Nomor 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan. Sejumlah dinas Dukcapil juga menjelaskan bahwa dokumen seperti akta kelahiran dengan tanda tangan elektronik dapat digunakan tanpa legalisasi basah.

Artinya, orang tua tidak harus mengubah akta kelahiran digital menjadi dokumen dengan tanda tangan atau cap basah hanya untuk memenuhi kebutuhan administrasi.

Namun, jika proses pendaftaran sekolah dilakukan secara daring, orang tua tetap perlu mengikuti format dokumen yang diminta dalam sistem SPMB daerah atau sekolah tujuan.

Siapkan Akta, KK, dan Data Anak Sebelum Mendaftar

Kemendikdasmen menyediakan layanan data SPMB yang memanfaatkan data peserta didik dari sistem pendataan pendidikan, termasuk Dapodik dan EMIS. Layanan tersebut digunakan untuk mendukung data awal peserta didik serta integrasi hasil SPMB.

Karena itu, orang tua sebaiknya memastikan data anak pada akta kelahiran, KK, dan dokumen pendidikan sudah sesuai. Perbedaan nama, tanggal lahir, NIK, atau data orang tua dapat menyebabkan proses verifikasi administrasi membutuhkan penyesuaian.

Khusus pendaftaran secara daring, akta kelahiran digital juga dapat memudahkan orang tua ketika harus mengunggah dokumen persyaratan. File elektronik dapat disimpan dan digunakan kembali sesuai ketentuan sistem pendaftaran.

Meski demikian, penerimaan file digital secara teknis tetap dapat mengikuti mekanisme masing-masing daerah atau sekolah. Karena itu, orang tua perlu memeriksa petunjuk pendaftaran SPMB di wilayah atau sekolah tujuan sebelum mengunggah dokumen.

Cara Memastikan Akta Kelahiran Digital Bisa Dipakai

Sebelum mendaftar sekolah, orang tua dapat melakukan beberapa langkah berikut:

1. Pastikan akta diterbitkan oleh Dukcapil dan merupakan dokumen digital resmi.

2. Periksa tanda tangan elektronik dan kode QR pada dokumen.

3. Cek kesesuaian data akta kelahiran dengan KK dan dokumen pendidikan.

4. Simpan file PDF asli yang dikirim melalui kanal resmi, jangan hanya menyimpan hasil tangkapan layar.

5. Periksa petunjuk SPMB daerah atau sekolah mengenai format dokumen yang harus diunggah.

6. Jika sistem atau panitia tidak dapat membaca dokumen, hubungi Dukcapil atau panitia SPMB untuk memastikan mekanisme verifikasinya.

Jadi, akta kelahiran digital dapat menjadi dokumen yang digunakan dalam administrasi pendaftaran sekolah, selama merupakan dokumen kependudukan resmi dan dapat diverifikasi. Untuk pendaftaran SPMB secara online, orang tua tetap perlu mengikuti ketentuan teknis yang ditetapkan oleh daerah atau sekolah tujuan.

 

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.