Ijazah Hilang atau Salah Data? Ini Cara Mengurus Surat Penggantinya

Harianjogja.com, JOGJA— Ijazah hilang atau mengalami kesalahan penulisan bisa menimbulkan masalah saat seseorang melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, maupun mengurus dokumen administrasi lainnya. Namun, pemilik ijazah tidak perlu langsung khawatir karena tersedia prosedur untuk mengurus dokumen pengganti atau penerbitan ulang.

Persyaratan pengurusan ijazah bergantung pada masalah yang dihadapi, tahun penerbitan dokumen, serta kondisi sekolah yang menerbitkannya. Karena itu, pemohon sebaiknya memastikan prosedur yang berlaku sebelum menyiapkan berkas.

Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah (Kemendikdasmen) menjelaskan bahwa penerbitan ulang ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah mengacu pada Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Sementara itu, ijazah yang diterbitkan sebelum tahun ajaran 2024/2025 dan hilang dapat diajukan untuk memperoleh surat keterangan pengganti sesuai ketentuan yang berlaku.  

1. Cara mengurus ijazah yang hilang

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah menghubungi sekolah yang menerbitkan ijazah. Jika sekolah masih beroperasi, pemohon dapat menanyakan prosedur pengajuan penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti kepada pihak sekolah.

Pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen yang membantu sekolah memverifikasi identitas dan riwayat pendidikan, antara lain:

• Surat keterangan kehilangan dari kepolisian jika dipersyaratkan.

  BACA JUGA

  PSIM Jogja Belum Pastikan Masa Depan Nermin Haljeta

  Harga Baterai Turun Tajam, Mengapa Mobil Listrik Masih Mahal?

  CORE: Masih Ada 1 Juta Ton Molase untuk Dukung Bioetanol Nasionals

• Fotokopi ijazah atau salinan digital, apabila masih tersedia.

• Fotokopi kartu tanda penduduk (KTP).

• Fotokopi kartu keluarga (KK) atau akta kelahiran untuk mendukung verifikasi identitas.

• Dokumen pendukung lain yang diminta sekolah atau dinas pendidikan sesuai prosedur yang berlaku.

Dokumen tersebut merupakan daftar awal untuk persiapan, bukan persyaratan baku yang otomatis berlaku bagi seluruh pemohon. Pihak sekolah atau dinas pendidikan dapat meminta berkas tambahan sesuai jenis ijazah dan ketentuan yang digunakan.

Kemendikdasmen menyebutkan bahwa penerbitan ulang ijazah yang hilang atau rusak mengikuti ketentuan dalam Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Untuk dokumen tertentu yang diterbitkan sebelum tahun ajaran 2024/2025, pemohon dapat mengajukan surat keterangan pengganti yang memiliki nilai hukum sama dengan ijazah asli.  

2. Jika sekolah sudah tutup

Bagaimana jika sekolah penerbit ijazah tidak lagi beroperasi?

Pemohon dapat menghubungi dinas pendidikan kabupaten/kota atau provinsi sesuai kewenangannya. Instansi tersebut dapat membantu menjelaskan jalur pengurusan berdasarkan jenjang pendidikan dan kondisi sekolah.

Kemendikdasmen menyatakan bahwa surat keterangan pengganti ijazah dapat diterbitkan oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan apabila sekolah sudah tutup atau tidak dapat beroperasi. Layanan juga dapat dialihkan kepada dinas pendidikan ketika sekolah tidak bisa menjalankan pelayanan administrasi.

Dalam kasus tertentu, pemohon mungkin diminta melengkapi dokumen pendukung untuk memastikan data pendidikan dapat diverifikasi. Jika sekolah atau dinas meminta surat pernyataan saksi, dokumen dari yayasan, atau persyaratan lain, pastikan format dan ketentuannya dikonfirmasi langsung kepada instansi yang menangani.

3. Cara mengurus ijazah yang rusak atau salah penulisan

Ijazah yang rusak dan ijazah dengan kesalahan penulisan perlu dibedakan karena penanganannya tidak selalu sama.

Untuk ijazah yang rusak atau hilang, penerbitan ulang dapat dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Sementara itu, jika terdapat kesalahan penulisan nama atau data lainnya, pemilik ijazah perlu melaporkannya kepada sekolah penerbit agar dilakukan pemeriksaan terhadap arsip dan data yang tersimpan.

Siapkan ijazah yang bermasalah, dokumen identitas, serta bukti pendukung yang menunjukkan data yang benar. Selanjutnya, ikuti prosedur perbaikan yang ditetapkan oleh sekolah atau dinas pendidikan.

Jangan mengubah atau memperbaiki tulisan pada ijazah sendiri. Perubahan dokumen pendidikan harus dilakukan melalui prosedur resmi agar keabsahannya tetap terjaga.

4. Hal yang perlu diperhatikan sebelum mengajukan permohonan

Sebelum mengurus ijazah pengganti, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Pastikan tahun penerbitan ijazah. Ketentuan dapat berbeda berdasarkan tahun dokumen diterbitkan.

• Hubungi sekolah penerbit terlebih dahulu. Tanyakan apakah kasus yang dihadapi masuk kategori penerbitan ulang, surat keterangan pengganti, atau perbaikan data.

• Siapkan bukti pendidikan yang masih tersedia. Fotokopi, hasil pindai, atau dokumen pendukung lainnya dapat membantu proses verifikasi.

• Pastikan instansi yang berwenang. Jika sekolah tutup atau tidak dapat beroperasi, tanyakan prosedur kepada dinas pendidikan sesuai kewenangannya.

• Konfirmasikan daftar berkas terbaru. Persyaratan seperti surat kehilangan, surat pernyataan saksi, foto, atau legalisasi tidak boleh diasumsikan berlaku seragam untuk semua kasus.

Kemendikdasmen menegaskan bahwa penerbitan dokumen pendidikan harus memperhatikan validitas, akurasi, dan legalitas. Karena itu, pemohon sebaiknya menempuh jalur resmi agar dokumen yang diperoleh dapat digunakan untuk keperluan administrasi secara sah.  

Informasi lebih lanjut mengenai ketentuan penerbitan ijazah dapat dibaca melalui laman resmi Kemendikdasmen.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.